Alberghi, B&B e affittacamere non possono conservare copie o immagini dei documenti d’identità degli ospiti oltre il tempo strettamente necessario alla comunicazione dei dati alle autorità di pubblica sicurezza. Lo chiarisce il Garante per la protezione dei dati personali in una nota indirizzata alle associazioni di categoria, alla luce dell’aumento di segnalazioni su possibili violazioni dei dati personali.
La normativa prevede che le strutture ricettive debbano identificare gli ospiti e trasmettere i dati attraverso il portale “Alloggiati Web”, ma questo obbligo non autorizza in alcun modo la conservazione di fotocopie o scansioni dei documenti.
Negli ultimi mesi si è diffusa, soprattutto tra B&B e affittacamere, la pratica di fotografare i documenti con lo smartphone o di richiederne l’invio tramite applicazioni di messaggistica come WhatsApp. Una modalità che, sottolinea l’Autorità, espone gli interessati a rischi concreti come furti d’identità e accessi non autorizzati ai dati personali.
Il Garante ribadisce che, una volta completata la comunicazione alle forze dell’ordine, eventuali copie dei documenti devono essere immediatamente cancellate o distrutte. L’unico elemento che può essere conservato è la ricevuta della trasmissione generata dal portale “Alloggiati Web”, da mantenere per cinque anni come prova dell’adempimento.
L’Autorità richiama inoltre i gestori delle strutture ricettive alla loro responsabilità in materia di sicurezza dei dati, sottolineando la necessità di adottare misure adeguate e di formare correttamente il personale incaricato del trattamento delle informazioni degli ospiti.
In caso di violazione dei dati personali, il Garante ricorda l’obbligo di notificare il cosiddetto data breach entro 72 ore e, nei casi più gravi, di informare anche gli interessati coinvolti.
Le associazioni di categoria sono state infine invitate a diffondere le indicazioni tra gli operatori, considerando che il settore ricettivo gestisce ogni anno i dati personali di milioni di persone.
