Organizzare sagre, festival e feste padronali va oltre l’idea di “fare festa”, per le Pro Loco è il modo per coinvolgere residenti e visitatori e valorizzare il territorio, con le sue tipicità e tradizioni.
Gli eventi però vanno curati bene, è necessario sia promuoverli con manifesti e attività social, ma anche renderli gestibili con materiali quali mappe e programmi tascabili, pass, shopper e altri gadget promozionali. L’importante è indirizzarsi verso materiali utili, capaci di fornire informazioni chiare, offrire riconoscibilità e resistere per tutta la durata della manifestazione evitando di generare rifiuti dopo poche ore.
Quindi meglio evitare di distribuire volantini e scegliere promozionali sostenibili e coerenti con l’evento partendo dalle esigenze del pubblico. Del resto chi arriva in un paese del Gargano per assistere a un concerto, partecipare a una sagra o visitare una manifestazione culturale deve poter capire rapidamente dove andare, quali attività sono previste, come raggiungere i luoghi dell’evento e a chi rivolgersi.
Ci hanno aiutato a scrivere questo contenuto i professionisti dello shop online Concetto è – abbigliamento e gadget personalizzati – di seguito riassumiamo quanto è emerso dal nostro confronto.
Organizzazione e riconoscibilità
Prima di ordinare magliette, shopper, pass o gadget, è bene capire chi dovrà utilizzarli e in quale momento. La riconoscibilità dello staff è una necessità, un volontario impegnato all’ingresso ha bisogno di essere riconosciuto anche a distanza, così come gli addetti al palco, alla sicurezza o all’accoglienza devono distinguersi dal pubblico e sembrare parte di un team in modo professionale. In una manifestazione affollata, riconoscere subito la persona giusta a cui chiedere un’informazione riduce la confusione, alleggerisce il lavoro degli organizzatori e trasmette ai partecipanti una sensazione di maggiore cura.
Quali materiali mettere nelle mani dei partecipanti
Per comunicare “bene” durante un evento è d’obbligo prendere coscienza delle necessità dei partecipanti. Ad esempio per raccogliere orari e luoghi della manifestazione si può distribuire un programma tascabile. Una mappa può rendersi utile quando l’evento coinvolge più piazze, strade o POI (punti di interesse). Una shopper o una piccola sacca può avere senso quando deve contenere brochure, materiali degli sponsor o prodotti legati alla manifestazione. In linea di principio ogni supporto deve rispondere a una necessità concreta e trovare spazio nella giornata di chi partecipa. Meglio scegliere pochi materiali utili, coerenti con l’identità dell’evento.
Scegliere con criterio
La tabella di seguito sintetizza le caratteristiche e le linee guida per scegliere con criterio.
| Prodotto | Funzione operativa | Vantaggi post-evento |
|---|---|---|
| Lanyard staff | Identificare staff, volontari, backstage e accrediti | Riutilizzabile in altri eventi, utile anche per badge interni |
| T-shirt personalizzate | Rendere immediatamente riconoscibile il team | Restano come divisa per eventi futuri o come ricordo |
| Cappellini | Staff riconoscibile e protezione dal sole | Riutilizzo alto nelle stagioni estive, specie per volontari e team outdoor |
| Shopper o pochette per kit sponsor/stampa | Ordinare materiali, accrediti, press kit e consegne partner | Continuano a circolare e a dare visibilità, soprattutto se robuste |
| Borraccia riutilizzabile | Ridurre bottigliette monouso, ideali per eventi outdoor | Alta durata, forte memoria d’uso, utile ogni giorno |
| Bicchiere riutilizzabile | Gestire bar, degustazioni e stand contenendo l’usa-e-getta | Può rientrare in sistemi a cauzione o essere tenuto come ricordo utile |
| Ventaglio | Sollievo immediato in eventi esposti e seduti | Uso estivo concreto, percepito come gesto di attenzione |
Gadget che continuano a essere utilizzati dopo la manifestazione
Il materiale promozionale può definirsi “riuscito” soltanto se continua a essere utilizzato anche quando i riflettori si spengono. Una borraccia, un bicchiere riutilizzabile, un cappellino o una sacca ben fatta possono accompagnare le persone anche nei giorni successivi, entrando nella vita quotidiana senza sembrare un oggetto pubblicitario. Nel Gargano, dove molti eventi si svolgono all’aperto e durante i mesi più caldi, anche un ventaglio può avere una funzione reale; allo stesso modo, per una manifestazione organizzata in un periodo più incerto, una mantella antipioggia leggera può rivelarsi molto più utile di un gadget scelto soltanto per riempire una busta. (nota stampa).
